Đối Phó Mọi Tình Huống Khi Gửi Hàng Qua Post Vận Chuyển!

Các Tình Huống Hay Gặp Gửi HÀNG Qua Post Vận Chuyển Cần Tham Khảo!

Một vài năm trở lại đây, kinh doanh online không những là xu hướng mà trở thành nguồn kiếm sống của rất nhiều người, đặc biệt là các bà mẹ bỉm sữa vướng bận con nhỏ. Kinh tế thị trường mở cửa, các cửa hàng mọc lên như nấm, đi kèm với đó là chiến lược kinh doanh online kèm theo nhằm thu hút khách hàng.

Nhà nhà bán hàng online, người người bán hàng online, số lượng đơn hàng một ngày được đặt bởi khách hàng là nhiều không đếm xuể. Không phải bất cứ cửa hàng hay cá nhân kinh doanh nào cũng có thể tự ship hàng cho khách mà hầu hết là nhờ vào kênh vận chuyển !

Hiện nay, có 2 kênh chính để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Kênh thứ nhất là shipper tự do, kênh thứ 2 là post vận chuyển.

Trong bài viết này, mình - chủ của một shop kinh doanh online trên sàn thương mại điện tử Shopee,  sẽ trình bày từ A đến Z rất cụ thể và chi tiết những vấn đề mà người gửi (có thể là cá nhân, cửa hàng kinh doanh,...) thường hay bức xúc và gặp phải trong quá trình làm việc với đơn vị vận chuyển (post) cũng như cách giải quyết tốt nhất cho những trường hợp bất khả kháng.

Hàng hoàn, hàng thất lạc, những lúc nước sôi lửa bỏng ko thể liên lạc được với tổng đài, nhân viên hay cách đối phó với những khách hàng lừa đảo,...tránh xa nhất tình trạng người gửi thì “máu điên đã tăng xông đến não” mà post thì chẳng ai chịu giải quyết, cứ đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau!

1: Giao hàng đến tay đơn vị vận chuyển

Hiện nay, hầu hết các đơn vị lớn như Giao hàng tiết kiệm, giao hàng nhanh, viettel post… đều có 2 hình thức thu hàng từ người gửi. Thứ nhất là người gửi tự mang hàng ra kho, post. Thứ 2  là nhân viên giao vận sẽ đến địa chỉ người gửi để lấy hàng.

Hình thức thứ nhất thường được các cá nhân bán hàng nhỏ lẻ, rời rạc, có đơn hàng không thường xuyên hoặc thường xuyên di chuyển không ở cố định một chỗ lựa chọn.

Hình thức này có ưu điểm là nhanh, người gửi có thể chủ động mang ra post mà không bị phụ thuộc vào nhân viên lấy hàng. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là tốn công, tốn sức, tốn thời gian mang hàng ra post.=> Xem ngay: Cách Chọn Sản Phẩm Đóng Gói Của Người Thông Minh!

Hình thức thứ 2 thường được các shop bán hàng có đơn thường xuyên, ở cố định một chỗ trong thời gian thu hàng lựa chọn.

Hình thức này có ưu điểm là không mất công sức, thời gian mang hàng ra kho nhưng nhược điểm thì cũng to như quả trứng đà điểu, đó là các vấn đề liên quan đến nhân viên thu hàng.

Bạn thường phải gặp các vấn đề như: nhân viên đến lấy hàng quá sớm shop chưa kịp đóng hàng, nhân viên đến lấy hàng quá muộn dẫn đến hàng phải chuyển sang hôm sau mới có thể đưa lên đường giao đến tay khách hay thậm chí nhân viên nhiều hàng quá không đến lấy được, nhân viên chê hàng nặng, cồng kềnh không thèm đến lấy, nhân viên bị điều hướng sang lấy hàng ở khu vực khác dẫn đến không biết nhân viên lấy hàng mới là ai,....

Ti tỉ các lý do dẫn đến việc làm delay, chậm trễ đơn hàng của bạn. Nhất là đối với những shop kinh doanh trên sàn thương mại điện tử thì đây là việc chí mạng trong các tiêu chí đánh giá điểm của shop. Vậy làm thế nào để giải quyết những vấn đề như trên?

Đầu tiên, để thuận tiện, nhanh chóng và có thể kiểm soát chính xác các đơn hàng, mình khuyên 500 anh em nên sắm cho mình một quyển sổ ghi toàn bộ đơn hàng mình giao đi.

Quyển sổ này có thể ghi tay hay in thì tùy nhưng nhất thiết là khi ghi xong đơn hàng đã giao thì để người nhận kí xác nhận vào là ok, lỡ sau này đơn hàng có thất lạc hay hoàn thì chỉ việc cầm cái chữ kí nhận hàng đó ra để làm việc.

2: Những sự thật hiển nhiên !

Có một sự thật hiển nhiên là bất cứ ai khi gửi hàng cũng đều muốn hàng hóa của mình đến tay khách một cách nhanh chóng và chính xác, nguyên vẹn với giá thành rẻ, mình cũng vậy ^^.

Ngày xưa, các đơn vị vận chuyển chỉ cần đáp ứng được 3 tiêu chí: giao hàng nhanh, giao đúng hàng và nguyên vẹn, phí giao hàng thấp gần như có thể chiễm trệ ngồi trên ngai vàng trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa.

Tuy nhiên, với số lượng mọc lên như nấm sau mưa của các hãng vận chuyển cũng như địa điểm thu phát hàng hóa của các hãng, kèm theo chất lượng và giá cả cạnh tranh thì người gửi cũng có nhiều sự lựa chọn hơn trong việc gửi hàng.

Gần đây, dân kinh doanh online đang sôi máu khi những hình ảnh về nhân viên giao vận của các hãng vận chuyển liên tục bị ghi lại hình ảnh quăng quật, ném hàng của khách một cách không thương tiếc.

Thánh nào cũng đưa ra những bình luận chỉ trích vô cùng gay gắt đối với cá nhân đó. Tuy nhiên, mình phải đính chính lại với các bạn rằng: nếu đã ném gạch thì đừng nên chỉ ném 1 người bởi người ta chỉ là “số đen” khi chẳng may bị camera chĩa vào thôi.

Bạn cứ phải một lần ra kho giao vận trong cái khung giờ người ta phân loại hàng và cho lên xe chở đi mới thấy, hàng bay “vèo vèo” như phi tên. Nếu hàng của bạn là mấy cái đồ dễ vỡ, dễ gãy, dễ méo,... mà không bọc chống sốc các kiểu con đà điểu thì cứ phải gọi là “rụng tim”. Đấy chỉ là cái công đoạn bề nổi . Để tránh được cái đó thì chỉ còn cách bạn phải bọc hàng chắc chắn, hàng càng dễ hỏng thì bọc càng phải cẩn thận.

Tuy nhiên, cái đó mình làm được vì khách của mình, m bọc chắc chắn là tốt cho mình. Việc mình lo lắng và  cần quan tâm hơn hết phải là làm thế nào để hàng về tay khách một cách chính xác. Bởi giữa bạt ngàn những gói hàng ở kho như vậy thì việc lọ thuốc trị hôi nách của bạn bị gửi nhầm thành nước rửa bát là điều hoàn toàn có thể xảy ra.

Hiện nay, hầu hết các bưu cục đã bắt đầu áp dụng công nghệ mã vạch trong việc quản lý hàng hóa, khoa bãi tập kết. Mỗi lần ra kho là lại thấy nhân viên cầm cái máy tít một cái là xong ^^. Việc này bước đầu tiết kiệm được rất nhiều thời gian ghi ghi chép chép của nhân viên kho cũng như giảm tối thiểu việc hàng hóa bị nhầm hay thất lạc.

Tuy nhiên, dù đã áp dụng công nghệ mã vạch nhưng chẳng phải thỉnh thoảng hàng vẫn bị nhầm đó sao? Vậy làm thế nào để giải quyết triệt để sự sai sót này đối với đơn hàng của bạn?

Cách đơn giản nhất là hãy cố gắng viết thật lớn tên hàng hóa bên ngoài gói hàng của bạn để nhân viên dán mã chú ý hơn để tránh sai sót. Với những shop in phiếu giao hàng từ hệ thống thì nên sắm thêm chiếc bút dạ để ghi vì chữ trong phiếu giao hàng nhỏ tí, nhân viên họ cũng là người thôi chứ chẳng phải thánh gì cả, 1 ngày phân loại nhiều đơn như vậy, chuyện “nhìn gà hóa cuốc” dán nhầm tem là bình thường!

=> Xem ngay: Bóc Phốt Nghệ Thuật Dắt Mũi Người Tiêu Dùng Của Siêu Thị!

3: Trên đường đến tay khách mà post vận chuyển “chẳng may bị tóm” thì phải làm sao?

Các chế đừng nghĩ rằng post chẳng bao giờ bị công an tóm nha! Sai lầm ! Dù là post thì vẫn bị mấy anh áo xanh lá cây và xanh da trời tóm bình thường. Như đợt vừa rồi máy bay chở hàng của Viettel bị tạm giữ kiểm tra làm chậm trễ thời gian khách nhận hàng tính bằng đơn vị cả tháng. Hay nhiều shop nhập hàng Tàu đến khi hàng về cửa khẩu thì tắc biên lâu hơn so với dự tính mà hàng thì khách đặt rồi,... bla bla.. Trong những trường hợp như vậy thì phải làm thế nào?

Đặt Mua: Dịch vụ in tem dán lỗi sản phẩm rẻ nhất tại Hà Nội.

Đầu tiên, các chế phải thật bình tĩnh trấn an khách hàng, nhẹ nhàng đưa ra các bằng chứng thuyết phục khách về việc đơn hàng của mình “chẳng may” bị “tóm” và chậm trễ hơn bình thường.

Cố gắng thuyết phục khách cho mình gửi lại đơn hàng khác (nếu đang còn sẵn hàng) hoặc thuyết phục khách chờ thêm một thời gian nữa (nếu hết hàng có sẵn).

Sau khi qua bước 1 mà khách vẫn không chịu thì nên làm theo bước 2: tìm một đơn vị cung ứng sản phẩm giống mình, có thể giao hàng ngay cho mình trong ngày và mua sản phẩm đó gửi ngay cho khách.

Bạn mua được với giá càng rẻ so với giá bạn bán thì số tiền bạn thiệt càng thấp. Đến lúc này bạn sẽ thấy, kinh doanh trong trường hợp này là UY TÍN đặt lên hàng đầu !

4: Hàng chẳng may bị hoàn thì giải quyết như thế nào?

Chẳng ai muốn hàng mình tiễn đi rồi mà lại nhớ nhà phải quay đầu về quê cả ! Tuy nhiên, nó lỡ bị hoàn rồi thì chủ shop nên làm gì đây?

Trước hết ! Sau khi gửi hàng, hàng ngày bạn phải theo dõi thật kĩ các đơn hàng xem nó được đi “du lịch” những đâu. Đến quá trình giao hàng mà thấy báo những lí do đại loại như đã giao hàng, giao hàng thành công thì không sao, chứ chẳng may thấy báo shipper không liên lạc được với khách hay khách hẹn lấy ngày nọ ngày kia,... các kiểu con đà điểu thì y như rằng tin xấu sắp ập đến mông rồi.

Trong trường hợp này, bạn cần liên lạc ngay với khách xem có chuyện gì xảy ra, đừng vội liên lạc với ship bởi nhiều khi ship chẳng liên lạc với khách nhưng vẫn viết lý do như đúng rồi. Sau khi liên lạc với khách mà thấy sự việc đúng như tình trạng đơn hàng đã cập nhật thì hãy cố gắng liên hệ với shipper hỏi han động viên họ với đơn hàng của mình để tỷ lệ thành công của đơn hàng được cao hơn.

Nếu qua những bước trên mà hàng vẫn chẳng may bị hoàn về thì bạn cần xem xét kĩ hàng đó do đơn vị nào vận chuyển bởi mỗi đơn vị sẽ có cách giải quyết riêng.

Giao  hàng tiết kiệm, Giao hàng nhanh: Nếu là đơn của GHTK và GHN thì dù bạn gửi hàng ở đâu họ cũng sẽ có người giao hàng hoàn cho bạn. Tuy nhiên, thỉnh thoảng vẫn sẽ có trường hợp đơn hoàn bị thất lạc và không có mặt tại kho, khi ấy thì việc theo  dõi đơn hàng của bạn có tác dụng rồi đấy! Hãy xem những đơn hoàn nào chưa được cầm trên tay thì nhanh chóng mang sổ có chữ kí nhận hàng đi đòi về nhé ^^

Viettel post: Thực sự thì đây là đơn vị giao hàng mình ghét nhất bởi nếu có hàng hoàn mà gửi trái tuyến thì bạn phải tự cắp mông đến tận nơi mà lấy -_- Nhiều khi hàng hoàn về rồi mà còn chẳng thèm báo, mình mà không theo dõi kĩ hàng hoàn để đi đòi về thì tương lai của nó chắc mãi mãi chẳng về nổi tay mình !

5: Hàng bị thất lạc tính sao?

Nếu hàng của bạn chẳng may bị thất lạc trong quá trình vận chuyển thì đơn giản nhất chỉ việc mang giấy tờ chứng minh bạn đã gửi hàng ra post và họ sẽ giải quyết cho bạn nhé! Yên tâm là họ sẽ không giải quyết luôn cho bạn đâu ! Lý do luôn là cho họ thời gian để họ tìm hàng! Ok !

Bạn nên nói rõ là cho họ thời gian tìm hàng (nhiều nhất) khoảng 1 tuần để tìm hàng bởi kho hàng lớn mà nhiều hàng như vậy chuyện bị thất lạc cũng dễ hiểu, nhất là khi gói hàng của bạn quá nhỏ. Tuy nhiên, sau khoảng thời gian đó mà họ vẫn ậm ừ chưa có câu trả lời thỏa đáng thì tốt nhất bạn nên làm căng lên để họ giải quyết. 99% là đền tiền ^^

6: Tình hình nước sôi lửa bỏng mà gọi tổng đài không ai nghe, chat với nhân viên không ai trả lời thì nên làm gì?

Có muôn vàn các vấn đề nảy sinh trong quá trình hàng đến tay khách như: sai sđt, gọi điện không nghe máy, tắc đường, địa chỉ khó tìm, đổi, trả hàng, … mà bạn phải giải quyết. Những lúc khẩn cấp như vậy đúng là điên cái đầu nếu như gọi cái tổng đài chỉ để làm cảnh, nhân viên không ai trả lời ! Trong trường những trường hợp như vậy bạn phải làm sao?

Thứ nhất, ngay từ đầu, bạn nên xin số điện thoại cá nhân của 1 số nhân viên phụ tránh các vấn đề bạn có thể gặp phải. Ví dụ nhân viên phụ trách hàng hoàn, nhân viên phụ trách việc thay đổi thông tin người gửi khi đơn hàng đang trên đường đi giao,... để gọi trực tiếp thay vì gọi tổng đài hoặc những người phụ trách chung bởi bạn cứ yên tâm đi, đùn đẩy qua lại cuối cùng chẳng ai giải quyết cho bạn đâu.

Tốt nhất là gọi đích danh người chuyên phụ trách vấn đề đó để họ giải quyết cho bạn. Nếu gọi điện họ không nghe máy, hãy lấy một số điện thoại khác gọi lại vì rất có thể vấn đề của bạn khó giải quyết và họ chặn số bạn rồi ^^.

Nếu như đến cuối cùng vẫn không gọi được cho ai thì tốt nhất là bạn nên đến post làm việc cho nhanh. Khi đi đừng quên mang giấy tờ xác nhận gửi đơn hàng đó vì rất có thể họ làm khó bạn bằng cách đòi biên lai giao hàng ^^.

7: Những vấn đề đến từ khách hàng!

Đây mới là cái thứ mà khiến các shop online như chúng ta bực mình nhất ! Muôn vạn vấn đề đến từ khách hàng online mà chủ shop cần tỉnh táo để giải quyết. Trong phần này, mình sẽ tổng hợp những vấn đề mà các shop thường gặp phải và hướng giải quyết nhanh nhất cho những vấn đề đó!

Để tiền trong gói hàng!

Lợi dụng chính sách freeship cho đơn hàng 180k của shopee, nhiều khách muốn mua sản phẩm có giá trị nhỏ hơn 180k và yêu cầu chủ shop tạo combo 180k rồi để tiền thừa vào trong gói hàng. Chớ có dại mà tiền mất tật mang nha bạn ! Khách thì có muôn kiểu khách, ai thật thà, ai gian xảo không biết đâu mà lần. Nhiều shipper dễ dãi làm trái quy định cho khách xem hàng. Bạn đã nghĩ đến trường hợp lúc nhận hàng khách lấy tiền và trả lại hàng chưa? Đến lúc ấy tiền mất trắng mà hàng không bán được thì biết kêu ai ?

Đối với những khách như vậy, tốt nhất bạn nên thuyết phục khách mua hàng, tiền thừa bạn chuyển khoản hoặc gửi thẻ nạp. Nếu khách không an tâm sợ bạn không gửi tiền sau khi khách đã thanh toán thì hãy trấn an khách bằng cách bảo khách chụp lại đoạn chat thỏa thuận giữa 2 bên, nếu shop không gửi khách hoàn toàn có thể hoàn hàng hoặc khiếu nại shop.

Sau khi bạn thuyết phục hết nước hết cái như vậy mà khách vẫn không nghe một mực đòi để tiền thừa trong gói hàng thì 80% khách là kẻ lừa đảo hoặc không thực sự có nhu cầu mua hàng, nếu có gửi hàng thì khả năng cao sẽ bị hoàn về. Tốt nhất tránh xa nha bạn!

Khiếu nại trả hàng

Rất nhiều shop khi thấy khách khiếu nại hoàn hàng thì “tay nhanh hơn não” nhấn hoàn tiền trước khi nhận được hàng hoàn về tay mình! Nếu vậy thì xác định là 90% mất hàng nha các shop ^^. Để chắc chắn, tốt nhất là sau khi nhận được hàng khách gửi trả và cảm thấy hàng không có vấn đề gì xảy ra khác thường so với thỏa thuận của 2 bên thì các bạn hãy nhấn hoàn tiền nha!

Thiếu hàng, sai hàng

Mánh khóe mới nhất hiện nay của khách là phàn nàn với chủ shop về việc gửi thiếu hàng, nhầm hàng hoặc gửi hàng hỏng, kém chất lượng. Thực tế, có nhiều trường hợp thực sự xảy ra như vậy thật, nhưng cũng không thiếu những khách xấu cố tình nói sai sự thật, thậm chí lấy ảnh trên mạng giả làm hình ảnh sản phẩm nhận được để đòi tiền thẻ cào của shop. Vậy làm thế nào để chủ shop không bị khách xấu chơi chiêu?

Thông thường những khách xấu thường rất mạnh miệng, nếu bạn tỏ thái độ lăn tăn không nhớ rõ thực sự mình có đến thiếu sản phẩm hay không thì y như rằng bạn sẽ trả thẻ cào cho khách. Đối với những khách chơi bài xấu, bạn nên làm theo những bước sau:

Bước 1: kiểm tra đơn hàng xem khách đã thực sự nhận được hàng hay chưa. Rất nhiều khách dù chưa nhận được hàng nhưng vẫn lừa shop là đã nhận.

Bước 2: quay lại quá trình đóng hàng. Bạn đừng nên chụp bởi nhiều khi hình ảnh cũng ko được chấp nhận đâu, cứ quay video cho chắc, có vấn đề gì lôi ra xem được ngay. Đối với những shop lớn có nhiều đơn hàng thì tốt hơn hết sắm camera quay là nhanh nhất, vừa kiểm soát được đơn hàng, vừa kiểm soát được nhân viên ^^.

Đối với những shop nhỏ lẻ ít đơn hàng, không đủ kinh phí mua hoặc duy trì camera thì mình khuyên các bạn nên livestream đóng hàng bởi nếu quay bằng máy ảnh điện thoại thông thường thì dung lượng bộ nhớ phải dùng rất tốn kém. Các bạn nên để chế độ riêng tư, như vậy sẽ không làm loãng tường cá nhân và newfeed khi người khác nhìn vào. Nếu không muốn livestream trên trang cá nhân của mình thì bạn nên tạo một nick fb mới ăn rồi chỉ livestream đóng hàng và lưu trữ các thông tin đơn hàng cho dễ ^^ đừng quên để chế độ riêng tư nha các chế ^^

Bước 3: Đây mới là bước quan trọng nhất và nhàn nhất! Rất nhiều shop dù quay lại cảnh đóng hàng vẫn bị khách qua mặt. Vậy làm thế nào để trong trường hợp này? Tốt nhất các shop nên sắm cho mình con tem sản phẩm riêng (kiểu như ở siêu thị đó), sản phẩm nào của mình cũng dán vào, khách nào mạnh miệng thì bảo khách chụp con tem gửi hình ảnh, nếu không phải thì coi như xong rồi đó ^^ mà mỗi con tem có vài chục đồng, chẳng ảnh hưởng đến kinh tế nhà ai cả.

Từ hồi em dán tem, khách có cứng miệng đến đâu cũng chịu chết bởi khi quay cảnh đóng hàng thì nhân viên nhà em dán tem lù lù rồi cho vào thùng, khách chẳng cãi được câu nào hết, đành xin lỗi nhắn nhầm -_- Mà có con tem cũng tiện, hàng nhà em gói xong dán thêm con tem bên ngoài mới mang giao cho post, đến lúc có nhầm hàng, hoàn hàng hay có bị cái gì cũng dễ giải quyết, mình quản lý hàng tại nhà cũng dễ.

Trên đây là những vấn đề mà mình gặp phải trong quá trình giao hàng khi bán hàng online muốn chia sẻ với mọi người để cùng nhau phát triển. Cảm ơn mọi người đã dành thời gian đọc bài viết của mình ^^

=> Xem ngay: Giải Mã Ý Nghĩa Các Kí Hiệu Trên Bao Bì, Tem Nhãn Mác Sản Phẩm!

 Theo: Mèo